Quem recebe muitas mensagens de correio eletrônico por dia costuma ter problemas por causa do enorme volume de dados gerados na rede sem nenhuma necessidade. As dicas abaixo são a minha opinião pessoal sobre como otimizar o uso desse sistema, organizando as caixas postais e evitando o gasto extra de espaço e tempo para armazenar e transportar dados inúteis.
Mantenha a data e a hora corretas registradas no seu computador. O recebimento de mensagens com erros nesses dados causa transtornos ao destinatário, que pode até nem ver o que foi recebido se a caixa postal estiver muito cheia. Eu mantenho os relógios dos meus computadores rigorosamente sincronizados com o padrão atômico, utilizando o programa AboutTime, do Paul Lutus, que pode ser encontrado de graça na rede.
Preencha sempre o campo do assunto (subject) da mensagem, senão você e o destinatário poderão ter dificuldades para encontrá-la mais tarde, quando precisarem dela. Seja coerente na escolha dessa importante referência para sua mensagem.
Quebre cada linha de suas mensagens com um ENTER. Não envie longos textos que exijam a rolagem horizontal na tela para serem vistos, os quais muitas vezes causam também problemas na hora da impressão. Eu componho as minhas linhas de texto com 70 caracteres porque me parece ser este um bom tamanho.
Quando der sua resposta (reply) a uma mensagem, não envie de volta todo o texto original ao remetente. É um absurdo se repetir um texto enorme e adicionar apenas a palavra "concordo" ao final, como tantas vezes a gente vê nas listas de discussão, onde as mensagens são multiplicadas pelo número de assinantes.
Componha as suas mensagens de modo simples e objetivo. Se for usar um rodapé padronizado, faça-o com um máximo de quatro linhas de texto puro. Assine sempre suas mensagens, principalmente se o cabeçalho não deixar evidente o seu nome. Escreva diretamente dentro da área de texto. Há pessoas que editam mensagens dentro de um arquivo do Microsoft Word e depois o anexam ao e-mail, tornando-o enorme sem necessidade.
Não envie texto comum de mensagem útil junto com anexos (attachments). Envie os anexos à parte, explicando no assunto da mensagem sobre os conteúdos dos arquivos. Quem precisa guardar o texto, vai acabar guardando os anexos com ele, perdendo espaço em disco. Quando os anexos vêm em separado, o e-mail que os transportou pode ser descartado logo depois que os arquivos anexados forem transferidos para uma pasta no disco. Isso mantém a pasta de mensagens enxuta, contendo apenas textos objetivos.
Não envie texto com código HTML. Carta e home page são coisas diferentes. Esqueça as letrinhas coloridas com fontes e tamanhos variados, colocados sobre um fundo desenhado. Isso muitas vezes dificulta a leitura ou simplesmente não aparece para o destinatário, além de ficar enorme. Portanto, vá no seu browser e desabilite o envio de mensagens com HTML. Isso não impede você de enviar links ativos ou imagens, como muitas vezes se torna necessário.
Nunca engatilhe uma mensagem automática como resposta aos e-mails recebidos por você. Avisos do tipo "obrigado por me enviar uma mensagem" não servem para nada, além de causarem inúmeros problemas na rede, principalmente se o seu endereço eletrônico estiver cadastrado em listas de discussão. Desabilite também a opção de confirmação de recebimento da mensagem pelo destinatário. Os sistemas de correio eletrônico estão cada vez mais confiáveis e dispensam esse recurso.
Não gere SPAM! Resista e não propague mensagens do tipo corrente, por mais tentadoras que elas sejam. Não repasse para meio mundo aquelas mensagens do tipo "novo e terrível vírus que apagará todo o conteúdo do seu HD, descoberto ontem, para o qual não existe vacina". Esses avisos são inúteis e, muitas vezes, falsos. Saber os nomes de todos os vírus não vai proteger o micro de ninguém. Use anti-vírus atualizados e nunca execute programas dos outros em seu computador.
Não incomode as pessoas com mensagens inoportunas. Se você comprou um arquivo contendo milhares de endereços eletrônicos para que possa fazer propaganda fácil e vender alguma coisa, verifique se o meu está na lista e retire-o de lá porque eu não vou comprar nada. Considero uma falta de respeito atolar a caixa postal dos outros com lixo não solicitado que consome o espaço e o tempo de quem precisa trabalhar. Se você é o vendedor de uma lista com propósitos comerciais, contendo o meu endereço eletrônico sem a minha autorização, você merece ter todos os computadores da sua empresa queimados em um incêndio devastador durante a semana de racionamento de água e greve geral no Corpo de Bombeiros.